Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có cho mình những ấn phẩm nội bổ để đánh dấu sự riêng biệt. Tuy nhiên việc làm và duy trì các ấn phẩm nội bộ khá tốn kém chi phí. Đặc biệt là với tạp chí nội bộ thì cần đầu tư tiền bạc, thời gian rất nhiều. Vậy có nên duy trì tạp chí nội bộ hay không? Cùng ICC Solutions tìm hiểu nhé.
TẠP CHÍ NỘI BỘ LÀ GÌ
Tạp chí nội bộ là một trong những kênh truyền thông nội bộ đã từng được ưa chuộng tại nhiều doanh nghiệp. Nó không chỉ là công cụ thông tin nội bộ hiệu quả mà còn là tạp chí góp phần nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
Tạp chí nội bộ là một trong những kênh truyền thông nội bộ được khuyến khích sử dụng trong doanh nghiệp. Bởi tạp chí nội bộ là nơi ghi những thông tin đặc sắc nhất của doanh nghiệp. Đồng thời nó sẽ thể hiện rõ văn hoá doanh nghiệp của bạn qua cả thiết kế.
Tạp chí nội bộ thường được xuất bản theo định kỳ, tuỳ vào từng doanh nghiệp. Thường thì tạp chí nội bộ sẽ được xuất bản theo tháng, quý chứ rất ít doanh nghiệp xuất bản theo tuần. Hiện tại nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang thành các trang thông tin để thay cho tạp chí nội bộ. 
Nội dung ở trong tạp chí nội bộ thường rất đa dạng bao gồm các thông tin như: thông tin của công ty, giải thưởng, tin tức nổi bật trong doanh nghiệp. Hay những chuyên mục về nhân sự, lãnh đạo và có cả những bài viết giải trí… Một số tạp chí nội bộ đòi hỏi rất nhiều nội dung và là những thông tin chính xác nhất.
TẦM QUAN TRỌNG CỦA TẠP CHÍ NỘI BỘ
Tạp chí nội bộ tập trung vào việc giao tiếp và chia sẻ thông tin. Đồng thời, nó giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, kết nối và gắn kết nhân viên, cùng với việc thúc đẩy sự đóng góp và sáng tạo trong tổ chức.
1. Giao tiếp và chia sẻ thông tin
Giao tiếp thông tin quan trọng và cập nhật với nhân viên. Tạp chí nội bộ có thể chia sẻ thông tin về các dự án mới đang được triển khai trong công ty. Bằng cách đăng bài viết chi tiết về mục tiêu, phạm vi và tiến độ của từng dự án. Từ đó nó giúp nhân viên hiểu rõ hơn về các hoạt động và đóng góp của mình.
2. Truyền tải chiến lược, mục tiêu, chính sách và thông báo mới.
Bằng cách đăng bài viết về những thay đổi trong chính sách như chính sách làm việc từ xa. Hay chính sách phúc lợi nhân viên, hoặc chính sách bảo mật thông tin. Tạp chí nội bộ đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được thông báo và hiểu rõ về các quy định mới. Từ đó cũng tạo nên sự đồng thuận và hiểu biết chung về hướng đi của công ty.
3. Tạo môi trường làm việc tích cực và xây dựng môi trường làm việc tích cực
Tạp chí nội bộ có thể đăng bài viết về những hoạt động và chương trình động viên sự sáng tạo trong công ty. Bằng cách chia sẻ câu chuyện về nhân viên giỏi, các dự án và những bước tiến mới. Nó chính là nơi vinh danh những nhân viên tốt những hành động đáng học hỏi và noi gương.
Tạp chí nội bộ có thể hiện bài viết về giá trị cốt lõi của công ty. Điển hình như sự chuyên nghiệp, sáng tạo, tôn trọng và hợp tác. Hãy chia sẻ những câu chuyện, kinh nghiệm về nhân viên thể hiện giá trị cốt lõi của công ty như thế nào. Nhờ đó mà tạp chí nội bộ góp phần xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và đồng nhất.
4. Gắn kết nội bộ
Với những nội dung về nhân viên mới hay nhân viên cũ. Là những nội dung về chia sẻ, nguyện vọng câu chuyện của mỗi người. Hay thông báo về các sự kiện, hoạt động gắn kết nhân viên. Có thể là buổi team building, cuộc thi nội bộ, hay các buổi gặp gỡ và trao đổi kinh nghiệm. Bằng những cách trên tạp chí nội bộ tạo cơ hội cho nhân viên kết nối với nhau. Họ hiểu về nhau vào tăng cường tinh thần đồng đội và gắn kết trong công ty.
5. Thúc đẩy năng suất công việc và nâng cao khả năng sáng tạo
Tạp chí nội bộ sẽ là không gian cho nhân viên thể hiện ý kiến cá nhân. Bằng việc đăng bài, gửi bài viết hoặc tham gia thảo luận. Tạp chí nội bộ tạo sự đóng góp và khuyến khích sự sáng tạo từ mọi người. Mọi người có thể chia sẻ theo nhiều cách. Thông qua cách cuộc thi được tổ chức trên tạp chí nội bộ. Hay những bài chia sẻ về cách sáng tạo, cách họ phát triển. Nó sẽ thúc đẩy mọi người làm việc năng suất hơn và thường xuyên sáng tạo để phục vụ cho công việc.
CÁC CHUYÊN MỤC CÓ THỂ XÂY DỰNG TRÊN TẠP CHÍ NỘI BỘ
Các tạp chí nội bộ cũng sẽ được và nên sắp xếp thành các chuyên mục giống hệt như báo in hay tạp chí. Điều này sẽ giúp mọi người dễ theo dõi đồng thời có nội dung nhất quán cho các số tạp chí nội bộ.
Tuỳ vào loại hình kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp của từng công ty. Các doanh nghiệp sẽ có những chuyên mục phù hợp. Các chuyên mục cũng có thể thay đổi theo đánh giá của người đọc. ICC Solutions xin gợi ý một số chuyên mục để các doanh nghiệp tham khảo.
1. Tin tức và sự kiện nội bộ
Thường thì đây sẽ là mục chiếm nhiều thông tin nhất của tạp chí nội bộ. Hiểu đơn giản đây là chuyên mục cung cấp toàn bộ thông tin về sự kiện, hoạt động, thông báo của công ty. Các tạp chí online thì chuyên mục này thường sẽ cập nhật thông tin rất thường xuyện, có thể là mỗi ngày. Đặc biệt là cập nhật các thông tin mới nhất về công ty, các dự án, sự kiện quan trọng và thành tựu của doanh nghiệp. 
Chuyên mục này giúp các để nhân viên cập nhật thông tin nhanh chóng. Tất tần tật những thông tin cơ bản về các hoạt động trong tổ chức, như sự ra mắt sản phẩm mới, hợp tác đối tác, hoạt động từ thiện và các tin tức liên quan khác. Đây là mục bắt buộc phải có, nó như kim chỉ nam. Đồng thời sẽ giúp nhân viên hiểu được hướng đi của doanh nghiệp.
2. Chia sẻ kinh nghiệm
Chuyên mục này chính là những nội dung về kinh nghiệm trong công việc, công tác và mọi thứ liên quan đến công việc. Nó được thể hiện dưới dạng các bài viết chia sẻ của nhân viên, lãnh đạo. Hay những trường hợp xử lý tình huống hay ho trong nội bộ. Các bài viết trong mục này thường bao gồm những bài học, chiến lược, thủ thuật…. Nhằm mục đích giúp cho toàn bộ nhân viên học hỏi và tích lũy kinh nghiệm. Đồng thời cũng là nơi để vinh danh những người đóng góp cho công ty.
Với ICC Solutions chúng tôi đặt tên cho chuyên mục này là “Góc chia sẻ” hay “ Kiến thức mỗi ngày”… Các bài viết về kinh nghiệm của nhân viên, giám đốc hoặc người quản lý về cách làm việc, kỹ năng, cách thức giải quyết vấn đề trong công việc… Nó được nhân viên yêu thích vì những bài viết được kể theo hình thức câu chuyện rất lôi cuốn. Đồng thời tạo động lực và động viên nhân viên.
3. Các cuộc thi và chương trình đào tạo
Thường thì mục này không xuất hiện quá nhiều thông tin. Đối với các tạp chí xuất bản theo quý sẽ có lượng thông tin nhiều hơn. Nó thường tập trung vào việc nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên. Các bài viết trong mục này là thông tin về các khóa đào tạo, chương trình học online, tài liệu học tập. Hay gợi ý sách báo hữu ích và các nguồn tư liệu khác.
Chúng tôi thường gợi ý cho doanh nghiệp đặt tên mục này là “Tranh tài” hay “Cùng nhau lớn mạnh”… Nhân viên có thể tìm thấy nguồn tư liệu học tập và phát triển bản thân từ mục này. Nó sẽ giúp họ nâng cao khả năng làm việc và thăng tiến trong sự nghiệp. Nhưng thường thì chuyên mục này ít xuất hiện hơn và được gộp vào mục khác của tạp chí.
4. Đời sống và sức khỏe
Mục này thì tuỳ doanh nghiệp và mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xem xét đưa vào tạp chí nội bộ. Nhưng các doanh nghiệp nên có mục này để thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp tới mọi mặt của nhân viên. Đây là mục có nội dung cực kỳ dễ triển khai và được nhân viên đón nhận.
Các doanh nghiệp có thể viết bài viết về các lĩnh vực liên quan đến sức khỏe, gia đình, tâm lý, cân bằng công việc – cuộc sống. Hay gợi ý các hoạt động giải trí. Các bài viết có thể tập trung vào những lời khuyên về dinh dưỡng, rèn luyện thể thao, quản lý stress. Đối với các hoạt động giải trí có thể là địa điểm du lịch, các bộ phim.
5. Văn hoá công ty
Đây là một trong những chuyên mục quan trọng. Nó nhằm tạo ra không gian để chia sẻ và thảo luận về văn hóa tổ chức, giá trị cốt lõi và tầm nhìn của doanh nghiệp. Các bài viết trong mục này có thể bao gồm lý thuyết về văn hóa doanh nghiệp. Đến những ví dụ thực tế cách áp dụng và những câu chuyện thành công về việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Có thể hình dung các bài viết như: “Văn hóa doanh nghiệp ICC Solutions: Xây dựng môi trường làm việc tích cực quan trọng hơn bao giờ hết”. Đối với bài viết này sẽ xây dựng nội dung xoay quanh môi trường làm việc. Nó sẽ đi sâu vào các yếu tố để mọi người tạo dựng môi trường làm việc tích. Bài viết cũng sẽ cung cấp những cách ứng xử để tạo ra môi trường làm việc tích cực đầy mơ ước.
Ngoài những chuyên mục trên, các doanh nghiệp còn có thể xây dựng nhiều chuyên mục khác. Ví dụ như hoạt động vì cộng đồng, khoa học và công nghệ, vinh danh người hùng công việc… Tùy vào mục đích của doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn nội dung khác nhau.
Cách xây dựng nội dung chi tiết và thu hút ở tạp chí nội bộ sẽ được chia sẻ trong bài viết tiếp theo. Hy vọng sẽ giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể hơn về tạp chí nội bộ.
