I. Kênh truyền thông nội bộ
1. Khái niệm
Khái niệm kênh truyền thông nội bộ vốn đã rất quen thuộc với các doanh nghiệp trên thế giới. Kênh truyền thông nội bộ được hiểu là những phương tiện truyền thông được sử dụng bên trong tổ chức/doanh nghiệp. Nó nhằm mục đích để truyền tải thông tin và giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức.
Đối tượng của các kênh truyền thông nội bộ bao gồm các nhân viên, bộ phận quản lý, cấp lãnh đạo và các bên liên quan khác. Các kênh truyền thông nội bộ này có thể được sử dụng để chia sẻ thông tin về chính sách, sự kiện, thông tin sản phẩm. Hay hoạt động kinh doanh và các thông tin quan trọng khác giữa các thành viên của tổ chức.
Có rất nhiều kênh truyền thông nội bộ đưa ưu ái sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay. Một số kênh truyền thông nội bộ như email, tin nhắn nội bộ, ứng dụng chat nội bộ, các trang web nội bộ. Hay các công ty lớn thường là hội nghị video trực tuyến, cuộc họp trong phòng hội nghị, các buổi huấn luyện và các bài thuyết trình, tạp chí nội bộ, v.v.
Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả là một phần quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Sử dụng hiệu quả các kênh này sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc của tổ chức. Chúng giúp cho các nhân viên cảm thấy kết nối với tổ chức và chính các thành viên cũng gắn bó với nhau. Hiệu quả của các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp tăng tính đồng đội, cải thiện sự hiểu biết về hoạt động của tổ chức.
2. Thực trạng sử dụng ở Việt Nam
Trong những năm gần đây, các kênh truyền thông nội bộ đã phát triển đáng kể tại Việt Nam. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và truyền thông, các công ty đã dần nhận ra tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Tập trung vào duy trì và cải thiện các kênh truyền thông nội bộ để giữ liên lạc và tăng cường tinh thần đoàn kết trong tổ chức.
Trước đây, các kênh truyền thông nội bộ thường chỉ được sử dụng thông qua các hình thức truyền thông truyền thống. Ví dụ như bảng thông báo, cuộc họp hoặc email.
Tuy nhiên, với sự bùng nổ của công nghệ, các kênh truyền thông nội bộ đã được mở rộng và đa dạng hóa. Một số kênh truyền thông mới như phần mềm chat, truyền hình nội bộ, ứng dụng di động và mạng xã hội nội bộ. Và còn rất nhiều kênh truyền thông nội bộ khác đang được áp dụng.
Sự phát triển này cũng thúc đẩy bởi sự cạnh tranh trong kinh doanh. Các công ty ngày nay luôn nỗ lực tìm cách giữ chân và thu hút nhân viên tốt. Một trong những cách đó là thông qua việc cải thiện nội dung trên kênh truyền thông nội bộ, giúp nhân viên cảm thấy được kết nối và hài lòng với công việc của mình.
Bên cạnh đó, dịch COVID-19 cũng đã thúc đẩy sự phát triển của kênh truyền thông nội bộ online. Trong khi nhiều công ty phải chuyển sang làm việc từ xa và cần tìm cách giữ liên lạc và tăng cường tinh thần đoàn kết trong tổ chức.Vậy nên nhiều kênh truyền thông nội bộ đã hiện diện ở doanh nghiệp Việt Nam và mang lại hiệu quả nhất định.
Tóm lại , kênh truyền thông nội bộ đã phát triển đáng kể trong những năm gần đây tại Việt Nam. Đồng thời nó tiếp tục trở thành một phần quan trọng của chiến lược truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp.
3. Lợi ích của việc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ
Kênh truyền thông nội bộ là một công cụ rất quan trọng với việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp tăng cường giao tiếp và liên kết các thành viên trong tổ chức.
Sử dụng hiệu quả các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp cho các thông tin và tin tức được chuyển tải một cách nhanh chóng. Đặc biệt là độ chính xác đến đúng người, đúng lúc, đúng nội dung. Điểm qua một vài lợi ích của việc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ:
Tăng cường sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức.Kênh truyền thông nội bộ giúp các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận thông tin. Họ cũng thoải mái hơn trong việc chia sẻ thông tin với nhau. Điều này sẽ tạo ra sự liên kết và hiểu biết sâu hơn về các hoạt động và mục tiêu của tổ chức.
Tăng cường động lực và cam kết của nhân viên. Nhân viên khi biết được thông tin về hoạt động của tổ chức. Kết hợp với việc được công nhận trong công việc sẽ tạo động lực để tiếp tục đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Hỗ trợ quy trình làm việc tối ưu hơn. Thông tin là một trong những điều cực kỳ quan trọng trong công việc. Khi thông tin được truyền tải nhanh chóng và đúng người. Nếu được rút ngắn quy trình nhận thông tin thì quy trình làm việc cũng được cải thiện. Nó giúp cho nhân viên tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc.
Tăng cường hiệu quả truyền tải thông điệp nội bộ. Kênh truyền thông nội bộ giúp cho các doanh nghiệp truyền tải thông điệp quan trọng nhanh chóng. Điều này sẽ thúc đẩy mạng lưới thông tin nội bộ mượt mà hơn.
Tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực cho doanh nghiệp. Khi sử dụng hiệu quả kênh truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể tạo ra một văn hóa tích cực. Với sự nhanh chóng và sự tôn trọng, chia sẻ thông tin và tương tác nội bộ. Nó sẽ giúp tăng cường lòng tin và sự hài lòng của nhân viên.
II. Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả năm 2023
1. Email
Email là một trong những kênh truyền thông nội bộ phổ biến và hiệu quả nhất trong doanh nghiệp. Nó cho phép nhân viên giao tiếp với tiện lợi và không bị gián đoạn bởi thời gian, địa điểm. Giới thiệu và lợi ích của kênh truyền thông qua email.
Các doanh nghiệp thường lựa chọn email nội bộ vì chúng có một số đặc điểm như sau:
- Tốc độ: Email cho phép gửi và nhận thông tin nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với việc gọi điện thoại hoặc gửi thư truyền thống.
- Tiện lợi: Nhân viên có thể truy cập email từ bất kỳ địa điểm nào khi họ có Internet. Nó cho phép họ nhận thông tin mà không cần phải có mặt trong văn phòng.
- Độ tin cậy: Email là một phương tiện truyền thông đáng tin cậy và an toàn hơn so với các kênh truyền thông khác như tin nhắn điện thoại hoặc fax.
Để sử dụng email hiệu quả trong truyền thông nội bộ, cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Kiểm tra định kỳ email: Nhân viên cần phải định kỳ kiểm tra email để đảm bảo rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
- Phân loại email hợp lý: Việc phân loại email theo mức độ quan trọng giúp nhân viên tập trung vào những email. Hãy đánh dấu những thông tin quan trọng nhất đầu tiên, giảm thiểu thời gian làm việc với những email không quan trọng.
- Đề cao tính bảo mật: Email chứa thông tin quan trọng và có thể được truyền tải đến nhiều người, do đó, cần đảm bảo tính bảo mật của email bằng cách sử dụng các phương pháp mã hóa và chính sách bảo mật.
2. Podcast
Podcast là kênh truyền thông nội bộ đang càng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay. Nó là hình thức ghi âm và chia sẻ thông tin đến những người nghe trực tuyến. Sử dụng podcast trong truyền thông nội bộ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Tạo ra sự kết nối giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Podcast cho phép các thành viên trong doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ thông tin và kinh nghiệm của bằng âm thanh. Những câu chuyện truyền cảm hứng những nội dung chia sẻ sẽ thú vị hơn khi có cảm xúc của người đọc trong đó. Điều này giúp xây dựng sự gắn kết và tăng cường mối quan hệ giữa các nhân viên.
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. So với các hình thức truyền thông truyền thống như hội nghị hoặc buổi họp, podcast có nhiều lợi thế. Đây là một hình thức truyền thông tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Nó cực kỳ dễ làm và mang lại hiệu quả cao.
Để xây podcast trong truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần chú ý
- Chọn nội dung phù hợp với doanh nghiệp. Các doanh nghiệp nên chọn các chủ đề và nội dung phù hợp với nhân sự. Có thể là nội dung giúp họ hiểu rõ hơn về hoạt động của tổ chức, chiến lược và các dự án đang triển khai. Hay những câu chuyện truyền cảm hứng, kể về nhân sự.
- Thời lượng phù hợp với công việc. Việc chọn thời lượng phát hoặc thời gian diễn ra podcast phù hợp với thời gian làm việc. Nên làm ngắn gọn và dễ nghe, dễ hiểu, đồng thời không quá dài để tránh làm mất tập trung và thời gian của người nghe.
- Tương tác với mọi người để có hiệu quả tốt hơn. Hãy chú ý đến việc tương tác với người nghe bằng cách đưa ra các câu hỏi. Sau nhận phản hồi từ họ, đồng thời tạo sự chia sẻ và giao lưu giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn có nhiều nội dung hơn để làm podcast.
3. Ấn phẩm nội bộ
Ấn phẩm nội bộ là một trong những kênh truyền thông nội bộ quan trọng. Nó được sử dụng cực kỳ phổ biến trong các doanh nghiệp. Ấn phẩm nội bộ bao gồm các loại tài liệu như tạp chí, bản tin, báo cáo, hướng dẫn, sách hướng dẫn, tời trình bày… Đây là những tài liệu dành cho các nhân viên trong doanh nghiệp và thường được thiết kế và sản xuất định kỳ.
Ấn phẩm nội bộ nội bộ không những truyền tải và lưu giữ thông tin nội bộ cho doanh nghiệp. Mà nó còn có thể trở thành quà tặng đối với các nhân viên. Ngoài ra các ấn phẩm nội bộ còn tăng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp, góp phần quảng bá hình ảnh cả trong và ngoài doanh nghiệp.
Để sử dụng ấn phẩm hiệu quả trong truyền thông nội bộ, cần lưu ý:
- Thiết kế chuyên nghiệp và hấp dẫn. Các ấn phẩm nội bộ nên có thiết kế chuyên nghiệp và hấp dẫn để thu hút người đọc. Nó cũng nên được định dạng một cách rõ ràng để dễ đọc và hiểu.
- Nội dung chính xác và hữu ích là điều cần thiết. Đa dạng hoá nội dung và kiểm duyệt thật kỹ càng cũng là một trong những điều cần làm khi thực hiện các ấn phẩm nội bộ. Ấn phẩm nội bộ nên chứa các thông tin chính xác và hữu ích để giúp nhân viên cập nhật thông tin mới nhất về doanh nghiệp. Nội dung cũng nên được phân phối đều để đảm bảo tất cả các phòng ban và nhân viên đều có cùng thông tin.
- Tần suất phát hành hợp lý. Tần suất phát hành của ấn phẩm nội bộ cũng là một yếu tố quan trọng. Vì để tạo nên một ấn phẩm thì mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Vậy nên hãy phân bổ thời hợp lý để phát hành các ấn phẩm này.
4. Mạng xã hội
Truyền thông nội bộ qua mạng xã hội nội bộ là một trong những kênh truyền thông nội bộ hiện đại và đang ngày càng được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp. Khác với các kênh truyền thông nội bộ truyền thông, mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên giao tiếp dễ dàng hơn. Có thể sử dụng group nội bộ, trang nội bộ hay nhóm chat nội bộ để tăng hiệu quả.
Một lợi ích lớn của kênh truyền thông nội bộ qua mạng xã hội là tạo ra một môi trường giao tiếp hai chiều giữa nhân viên và lãnh đạo, cho phép nhân viên dễ dàng chia sẻ thông tin và phản hồi. Ngoài ra, mạng xã hội nội bộ còn tạo ra một cộng đồng trong công ty, tăng tính đồng đội và cảm giác giữa các nhân viên.
Để sử dụng mạng xã hội nội bộ trong truyền thông nội bộ hiệu quả, cần phải có một kế hoạch và chiến lược cụ thể. Đầu tiên, cần xác định mục đích sử dụng và khả năng của mạng xã hội nội bộ để phù hợp với nhu cầu của công ty. Tiếp theo, cần xây dựng nội dung hấp dẫn và liên tục cập nhật để giữ sự quan tâm và tương tác của nhân viên.
5. Các cuộc họp trực tuyến
Các cuộc họp trực tuyến thay vì các cuộc họp ngồi phòng kín là một trong những kênh truyền thông nội bộ được sử dụng ngày càng phổ biến trong các doanh nghiệp. Nó cho phép các thành viên trong doanh nghiệp có thể tham gia từ xa thông qua các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng.
Lợi ích của kênh này là tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Thay vì phải tổ chức các cuộc họp trực tiếp, các thành viên trong doanh nghiệp có thể tham gia hội nghị trực tuyến từ bất cứ đâu mà không cần phải di chuyển. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí cho địa điểm tổ chức, thực phẩm và các chi phí khác liên quan đến cuộc họp.
