CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

• I. TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ LÀ GÌ

1. Khái niệm

Theo IABC (The International Association of Business Communicators) truyền thông nội bộ là quá trình thông tin và tương tác giữa các nhân viên và các nhóm trong tổ chức nhằm tạo ra sự hiểu biết, sự đồng thuận và sự đồng tâm trong nhóm.

Truyền thông nội bộ là việc sử dụng các kênh truyền thông nội bộ như hội nghị, tin tức trong tổ chức, email, video, intranet và các công cụ khác để truyền tải thông tin và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức là định nghĩa về truyền thông nội bộ mà tổ chức The International Public Relations Association (IPRA) đưa ra.

Dựa vào hai khái niệm trên chúng ta có thể hình dung truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin, tin tức, giá trị văn hoá và tương tác giữa nội bộ tổ chức/doanh nghiệp bằng việc sử dụng các phương tiện truyền thông nội bộ như: hội nghị, email, mạng xã hội, các chương trình đào tạo. 

Các chuyên gia truyền thông nội bộ thường đảm nhận công việc tạo ra chiến lược, kế hoạch truyền thông nội bộ, cung cấp các giải pháp, thiết kế chương trình liên quan đến nội bộ đáp ứng được mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý và giúp các thành viên trong tổ chức hiểu rõ hơn về các mục tiêu, chiến lược, chính sách và quy trình của tổ chức/doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong các tổ chức/doanh nghiệp vì bản chất nó giúp tăng cường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức, đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên hiểu rõ mục tiêu, tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. Truyền thông nội bộ cũng  là hoạt động giúp gắn chặt mối quan hệ giữa nhân viên và doanh nghiệp. Nhờ đó, các bộ phận sẽ làm việc liên kết và rõ ràng với nhau. 

• Cải thiện giao tiếp và gắn kết nội bộ

 Truyền thông nội bộ giúp các nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ các thông tin liên quan đến công ty như chiến lược, tầm nhìn, giá trị…Từ đó gắn kết nhân viên với lãnh đạo và nhân viên với nhân viên vì họ tìm được tiếng nói chung và có cùng mục tiêu. 

Điều này cũng thúc đẩy họ thể hiện cái tôi cá nhân nhiều hơn trong công việc, sẵn sàng đứng ra để nói lên những điều họ muốn và họ cho là có ích cho tổ chức/ doanh nghiệp. Việc cải thiện và thúc đẩy giao tiếp nội bộ chính là chìa khóa cho sự đoạn kết của bất kì tập thể vững mạnh nào.

• Nâng cao hiệu suất và thúc đẩy phát triển kinh doanh

Truyền thông nội bộ giúp các nhân viên hiểu rõ về sự phát triển của tổ chức, các cơ hội nghề nghiệp và những yêu cầu đối với nhân viên trong tổ chức. Nhờ đó, các nhân viên có thể tập trung phát triển kỹ năng của mình và nhìn rõ lộ trình thăng tiến để phấn đấu làm việc.

Với các tổ chức/doanh nghiệp khi nhân viên phát triển cũng là lúc doanh nghiệp phát triển. Nhân viên sẽ dốc hết lòng để phục vụ cho tổ chức/doanh nghiệp của bạn. Truyền thông nội bộ có thể giúp tạo động lực cho các nhân viên bằng cách giới thiệu những thành công và thành tích của các cá nhân và nhóm trong tổ chức. Những kết quả này sẽ khích lệ các nhân viên khác và tạo ra một tinh thần cạnh tranh tích cực, tăng cường động lực cho các nhân viên phấn đấu và cống hiến hơn trong công việc của mình.

• Hỗ trợ phát triển môi trường làm việc tích cực

Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, năng động và văn minh. Một môi trường làm việc thoải mái, đầy đủ trang thiết bị và đặc biệt là không có drama, mâu thuẫn nội bộ sẽ là một môi trường làm việc lý tưởng. Đồng thời, giúp các nhân viên cảm thấy được coi trọng và đóng góp tích cực cho sự phát triển của tổ chức. Điều này giúp tạo nên một tổ chức vững chắc và bền vững trong tương lai.

• Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Truyền thông nội bộ giúp tạo nên một hình ảnh tích cực và chuyên nghiệp về tổ chức, giúp tăng cường niềm tin của nhân viên trong tổ chức và cải thiện quan hệ lao động. Chính nhân viên sẽ là những KOL đắt lực nhất của bạn, khi truyền thông nội bộ tốt sẽ là lúc hình ảnh của doanh nghiệp được nhân viên của bạn truyền tải khắp mọi nơi.

• Truyền tải thông tin kịp thời, minh bạch

Những hoạt động truyền thông nội bộ  giúp doanh nghiệp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, minh bạch tới toàn bộ nhân viên. Những người làm truyền thông nội bộ phải có cách để truyền tin sao cho thông, toàn thể nhân viên sẽ nhận được thông tin một cách nhanh chóng, từ đó xây dựng được sự tin tưởng trong lòng nhân viên và khách hàng.

II. CÁC CÔNG CỤ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ
1. Công việc của một nhà truyền thông nội bộ

• Truyền tải tin tức, thông tin, giải thưởng, sự kiện tất cả thông tin nội bộ và công ty.
• Lên kế hoạch thực hiện các sự kiện, hoạt động nội bộ, kỷ niệm của doanh nghiệp…
• Phát triển chiến lược truyền thông nội bộ theo từng giai đoạn
• Thiết kế,phát triển và xây dựng nội dung các ấn phẩm truyền thông
• Quản lý các kênh, diễn đài nội bộ của công ty.
• Điều hành các sự kiện nội bộ như hội thảo, buổi gặp mặt, hoặc các cuộc thi để tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo và tích cực.
• Đo lường hiệu quả, đánh giá các hoạt động truyền thông nội bộ.

2. Các công cụ truyền thông nội bộ

• Email và tin nhắn:  Đây là một trong những công cụ truyền thông nội bộ phổ biến và được sử dụng nhiều nhất trong truyền thông nội bộ. Email và tin nhắn thường xuyên được sử dụng để gửi thông tin tới các nhân viên, thông tin cập nhật về công việc, thông báo về các sự kiện hoặc những thông tin quan trọng khác.
• Mạng xã hội nội bộ: Mạng xã hội nội bộ là một thuật ngữ khá phổ biến, hầu hết các doanh nghiệp đều có group nội bộ hay trang mạng xã hội nội bộ. Mạng xã hội nội bộ là nơi mọi người chia sẻ thông tin, tương tác và cũng là nơi để truyền tải thông tin nội bộ một cách nhanh chóng.
• Ấn phẩm nội bộ: Ấn phẩm nội bộ là những tài liệu, sách hướng dẫn, báo cáo, poster, tạp chí, tờ thông tin nội bộ hoặc các tài liệu in ấn khác được phát hành bên trong tổ chức/doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin cho nhân viên bên. Ấn phẩm nội bộ có thể được in tại chỗ hoặc được phát hành dưới dạng điện tử như ebook. Một số ấn phẩm nội bộ phổ biến bao gồm tạp chí nội bộ, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, sách hướng dẫn cho nhân viên, báo cáo hoạt động nội bộ, hoặc các sổ tay nội bộ. Ấn phẩm nội bộ thường được thiết kế một cách chuyên nghiệp và mang màu sắc của doanh nghiệp.
• Bản tin nội bộ: Là loại ấn phẩm nội bộ được phát hành định kỳ, nhằm cung cấp thông tin cho toàn bộ nhân viên. Bản tin nội bộ là những thông tin mới nhất, nổi bật nhất về các hoạt động, giải thưởng của tổ chức/ doanh nghiệp. Bản tin nội bộ được thiết kế một cách chuyên nghiệp thường thấy dưới dạng video, ngoài đưa các thông tin về hoạt động của doanh nghiệp thì bản tin cũng đưa những thông tin khác như chia sẻ của lãnh đạo, nhân viên….
•  Sự kiện nội bộ: Sự kiện nội bộ là hoạt động được tổ chức bên trong công ty nhằm tạo sự gắn kết và tương tác giữa mọi người với nhau. Sự kiện nội bộ có nhiều dạng thức như là hội nghiệp, tiệc liên hoan, hoạt động thể thao, chương trình giao lưu, cuộc thi hoặc bất kì sự kiện nào được tổ chức trong nội bộ. Một số sự kiện nội bộ được tổ chức định kỳ như sinh nhật công ty, các sự kiện đã trở thành thương hiệu của công ty, team building….
• Radio/ Podcast nội bộ: Đây là hình thức truyền tải thông tin bằng âm thanh, thường sẽ được lên sóng vào định kỳ để đảm bảo chất lượng nội dung. Podcast/radio nội bộ thường được thiết kế để giúp các nhân viên trong tổ chức cập nhật những thông tin mới nhất, chia sẻ ý tưởng và kiến thức, tăng cường liên lạc giữa các thành viên trong tổ chức và nâng cao sự hài lòng của nhân viên với công việc của mình. Các chương trình podcast nội bộ thường bao gồm các chủ đề như tâm lý học, kỹ năng mềm, chính sách mới, câu chuyện thành công, cập nhật về các dự án và các thông tin về hoạt động nội bộ của tổ chức.

III. CÁCH ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ

1. Các chỉ số đo lường

• Chỉ số tương tác: Đây là chỉ số cho biết phần trăm các nhân viên trong tổ chức tham gia và đón nhận các hoạt động truyền thông nội bộ. Chỉ số này có thể được đo bằng cách theo dõi số lượng người tham gia sự kiện, số người người đọc, số lượt truy cập, số lượng like, comment và share trên các kênh truyền thông nội bộ. Cùng những phản hồi và sự chờ đón của nhân viên 
• Chỉ số quan tâm: Chúng ta có thể nắm được chỉ số này thông qua số lần click vào email hay các bài viết, bản tin nội bộ. Đặc biệt là lượt truy cập mạng xã hội nội bộ của nhân viên hàng ngày.
• Chỉ số phát tán thông tin: Các bạn có thể quan sát dựa trên mức độ chia sẻ nội dung truyền thông nội bộ, đồng thời độ tiếp cận có ngày càng rộng rãi hay không? Việc này sẽ thể hiện độ thành công trong việc xây dựng nội dung của các chuyên viên truyền thông nội bộ.
• Khảo sát nhân viên: Thông qua khảo sát để đo lường đánh giá của nhân viên về các hoạt động truyền thông nội bộ. Và sự thay đổi trong hành vi của nhân sự.

2. Cách thực hiện đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ

Để đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu của truyền thông nội bộ. Trước khi bắt đầu đo lường, bạn cần phải xác định mục tiêu và kết quả mong muốn đạt được của truyền thông nội bộ của mình. Ví dụ, mục tiêu có thể là cải thiện sự đồng nhất trong các thông điệp, tăng cường tinh thần đồng đội hoặc giảm thời gian để đưa thông tin từ phòng ban này sang phòng ban khác.

Bước 2: Chọn các chỉ số đo lường phù hợp. Các chỉ số đo lường được sử dụng trong truyền thông nội bộ có thể bao gồm nhiều tỷ lệ nhỏ thể hiện những kết quả khác nhau, vậy nên việc lựa chọn các chỉ số đánh giá phù hợp cực kỳ quan trọng

Bước 3: Thu thập dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các phần mềm đo lường để thu thập dữ liệu về các chỉ số đo lường đã chọn. Đối với các chỉ số như tỷ lệ phản hồi của nhân viên hoặc tỷ lệ đọc thông báo, bạn có thể sử dụng các công cụ phân tích web hoặc phần mềm quản lý email để thu thập dữ liệu. Đối với các chỉ số như tỷ lệ tương tác trong các cuộc họp trực tuyến, bạn có thể sử dụng các công cụ họp trực tuyến để thu thập dữ liệu.

Bước 4: Phân tích và đánh giá dữ liệu: Sau khi thu thập dữ liệu, bạn cần phân tích và đánh giá dữ liệu để hiểu rõ hơn về hiệu quả của truyền thông nội bộ. Bạn hãy so sánh dữ liệu truyền thông nội bộ với các chỉ số đo lường đã chọn để xác định xem liệu mục tiêu của bạn có đạt được hay không.

Bước 4 Đưa ra kế hoạch bổ sung và cải thiện: Dựa trên kết quả phân tích và đánh giá dữ liệu, bạn có thể đưa ra kế hoạch cải thiện để tăng cường hiệu quả truyền thông nội bộ. Bạn có thể áp dụng các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như cải thiện nội dung thông điệp, tăng cường tương tác bằng mini- game, cải thiện phương tiện truyền thông để đạt được mục tiêu của mình.

3. Lợi ích của việc đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ

Định hướng và cải tiến các hoạt động truyền thông nội bộ: Đo lường truyền thông nội bộ giúp định hướng cho các hoạt động truyền thông nội bộ của tổ chức, từ đó cải thiện chất lượng và hiệu quả của các hoạt động này. Nó cũng cho phép tổ chức xác định những điểm mạnh và yếu của hệ thống truyền thông nội bộ, từ đó đưa ra kế hoạch cải tiến.

Bám sát kế hoạch truyền thông nội bộ: Việc sử dụng khảo sát và đo lường thường xuyên sẽ giúp các bạn bám sát được các hoạt động truyền thông nội bộ của tổ chức/doanh nghiệp có hiệu quả hay không, gặp vấn đề ở giai đoạn nào. Từ đó chuyên viên truyền thông nội bộ có thể kịp thời thay đổi và điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

Tăng sự minh bạch: Đo lường truyền thông nội bộ giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức, bằng cách cho phép các bên liên quan đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ, từ đó giúp tăng niềm tin và độ tin cậy của tổ chức.

Tăng cường tương tác giữa các bộ phận: Các chỉ số đo lường giúp tăng cường tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức bằng cách cung cấp thông tin về những thông điệp nào được nhân viên chia sẻ và tương tác với nhau. Thông tin này có thể được sử dụng để thiết kế các hoạt động tương tác nhằm tăng cường sự gắn kết và tăng cường đội nhóm.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả các hoạt động truyền thông nội bộ? Hãy liên hệ ngay với ICC Solutions, chúng tôi có những công cụ đo lường chính xác và hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp của bạn. Từ kết quả đo lường ICC Solutions sẽ hỗ trợ doanh nghiệp định hướng và chuẩn hóa các hoạt động truyền thông nội bộ, văn hoá doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để tăng cường truyền thông nội bộ và xây dựng văn hoá cho doanh nghiệp, hãy đến với ICC Solutions và khám phá các gói sản phẩm để trở thành một doanh nghiệp mạnh mẽ và phát triển. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn sự hài lòng với dịch vụ chất lượng cao của chúng tôi.

Hãy liên hệ với ICC Solutions để được tư vấn và hỗ trợ ngay hôm nay!