Truyền thông nội bộ (Internal Communications – IC) và HR (Human Resources – Nhân sự) hai thuật ngữ liên tục được nhắc đến trên các trang tuyển dụng gần đây. Là hai bộ phận hoạt động riêng biệt nhưng lại có khá nhiều doanh nghiệp tuyển dụng HR kiêm ICC hay một số doanh nghiệp lại gộp hai vị trí này vào làm một khiến cho công việc không đạt được hiệu quả tối đa.
Vậy điểm khác biệt giữa hai bộ phận này là gì, tại sao doanh nghiệp lại càng quan tâm đến hai bộ phần này.
1. Định nghĩa:
Truyền thông nội bộ (IC) là công cụ để tạo sự gắn kết giữa các nhân viên với nhau và gắn kết doanh nghiệp, tăng cường hiệu quả giao tiếp ,nâng cao hiểu biết về thông tin trong tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp cho các nhân viên hiểu rõ hơn về sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp, từ đó họ có thể đóng góp và tham gia hoạt động của công ty một cách tích cực hơn.
HR, hay cái tên thường gọi là quản lý nhân sự, là một bộ phận trong tổ chức có trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo, bảo vệ quyền lợi của nhân viên, giúp đưa ra các quyết định đúng đắn và phát triển chiến lược nhân sự. HR còn có trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên trong công ty, từ việc xử lý các vấn đề kỷ luật đến đảm bảo một môi trường làm việc an toàn và công bằng.
2. Nhiệm vụ
Công việc của một chuyên viên truyền thông nội bộ không chỉ dừng lại ở tổ chức sự kiện nội bộ dành cho nhân viên trong công ty hay là viết vài tin tức để đưa thông tin từ sếp đến nhân viên. Một chuyên viên truyền thông nội bộ phải nắm rõ các công việc sau đây:
- Thiết lập và triển khai các chiến lược truyền thông nội bộ: Đây là công việc quan trọng nhất của một chuyên viên truyền thông nội bộ cần phải nắm rõ. Chuyên viên cần phải nắm rõ mục tiêu, đối tượng, thông điệp cần truyền tải và các phương tiện truyền thông nội bộ phù hợp để đạt được hiệu quả tốt nhất.
- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ: Các kênh truyền thông nội bộ như email, tin nhắn, internet, tạp chí nội bộ, hoạt động nội bộ… là những công cụ hỗ trợ để truyền tải thông điệp, giao tiếp và kết nối giữa các bộ phận, các nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ quan trọng bởi cách kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp bản truyền tải thông tin theo nhiều hình thức khác nhau với nội dung đa dạng cũng như nhận được nhiều phản hồi từ đồng nghiệp. Các kênh truyền thông nội bộ cũng có thể giúp cho doanh nghiệp làm hình ảnh thương hiệu từ đó có thể xây dựng lòng tin với đối tác và khách hàng.
- Tổ chức các sự kiện, hoạt động truyền thông nội bộ: Một phần không thể thiếu khi bạn là chuyên viên truyền thông nội bộ. Chuyên viên truyền thông nội bộ phải thiết kế và tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ như hội thảo, workshop, teambuilding, các chương trình giao lưu giữa các bộ phận để giúp tạo sự gắn kết và đoàn kết trong tổ chức. Đồng thời phải đánh giá và đề xuất cải tiến cho các chiến lược và hoạt động truyền thông nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả của công việc.
Ngoài ra chuyên viên truyền thông nội bộ phải hỗ trợ cho các hoạt động liên quan đến nhân sự như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất làm việc, chính sách phúc lợi, văn hóa doanh nghiệp, v.v… để đảm bảo tình hình nhân sự của doanh nghiệp được ổn định và phát triển bền vững.
Đối với công việc của bộ phận hành chính nhân sự trong doanh nghiệp còn phụ thuộc vào quy mô nhân sự của tổ chức. Tuy nhiên, các công việc thường bao gồm: lên kế hoạch và thực hiện tuyển mộ, phỏng vấn, đào tạo nhân sự phục vụ cho nhu cầu của tổ chức; thực hiện các công việc hành chính như bổ sung, thống kê giấy tờ, hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, đóng bảo hiểm xã hội; đánh giá năng lực, KPI của nhân viên để lên kế hoạch tuyển dụng hoặc đào tạo bổ sung năng lực; soạn thảo quy định, nội quy, xây dựng văn hóa tổ chức, quy tắc ứng xử, hoạt động gắn kết nhân viên, và nâng cao hình ảnh thương hiệu về nhân viên trong tổ chức.
Nhìn chung cả hai bộ phận này đều có những hoạt động và vai trò độc lập đồng thời cũng tương quan hỗ trợ lẫn nhau. Các doanh nghiệp nên có những nhân sự riêng để có thể hoạt động hiệu quả nhất. Cho dù ở vị trí nào doanh nghiệp cũng cần coi trọng và trao cho chuyên viên mảnh đất để họ phát huy hết sức mạnh của mình.
