Email nội bộ là một kênh truyền thông nội bộ không quá xa lạ với doanh nghiệp. Nó đóng vai trò khá quan trọng trong nhiều doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Các thông tin quan trọng, cần thiết trong tổ chức/ doanh nghiệp thường được gửi qua email. Đây là một trong những kênh nội bộ xưa nhưng không cũ. Quan trọng là, làm thế nào để sử dụng hiệu quả nó.
I. GIỚI THIỆU EMAIL NỘI BỘ
1. Khái niệm email nội bộ
Email nội bộ là một phương tiện truyền thông nội bộ trong tổ chức. Nó được sử dụng để giao tiếp và truyền đạt thông tin giữa nội bộ công ty. Email nội bộ thường dùng để gửi các thông báo, tin tức, báo cáo. Đặc biệt là các tài liệu quan trọng khác trong tổ chức. Email nội bộ cho phép các nhân viên trong tổ chức giao tiếp và tương tác với nhau. Sử dụng email rất nhanh chóng và hiệu quả, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý hay thời gian.
Các địa chỉ email nội bộ thường được tổ chức/doanh nghiệp cấp cho mỗi nhân viên. Chỉ có nhân viên trong tổ chức mới có thể sử dụng những mail này. Chính vì thế mà email nội bộ được coi là một công cụ truyền thông an toàn và cực kỳ bảo mật. Email nội bộ ít bị tấn công bởi các tin tặc hay phần mềm độc hại từ bên ngoài tổ chức.
2. Vai trò của email nội bộ
Đối với các tổ chức/ doanh nghiệp, email nội bộ có giá trị lớn đối với việc truyền tải thông tin. Đồng thời, nó giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và nâng cao sự đồng bộ trong công việc. Cụ thể, email nội bộ có thể mang lại những giá trị sau:
- Truyền tải thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Email nội bộ cho phép các thành viên trong tổ chức có thể truyền tải thông tin nhanh chóng đến nhau. Chỉ cần qua một email mà không cần đến cuộc họp hoặc gọi điện. Bạn cũng có thể gửi đồng loạt và kiểm soát được bao nhiêu người xem được thông tin đó. Nhờ đó, các thông tin liên quan đến dự án hoặc công việc có thể được chia sẻ và giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Tăng sự đồng bộ trong công việc. Nhờ email nội bộ, các thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng trao đổi thông tin và ý kiến. Đồng thời các thông tin sẽ được cập nhật liên tục và có lưu trữ. Điều này giúp tăng tính đồng bộ và sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức. Nhờ vào những tính năng gửi và nhận email nhanh chóng và tiện lợi. Nhân viên có thể chia sẻ các tài liệu, báo cáo, hình ảnh và video khác nhau. Việc này giúp cho các thành viên trong tổ chức có thể tương tác và học tập một cách hiệu quả hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí. So với việc gửi thư, tin nhắn thông thường hoặc tổ chức cuộc họp. Thì email nội bộ sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí. Các thành viên trong tổ chức có thể trao đổi thông tin và ý kiến với nhau một cách thuận tiện, đồng thời tiết kiệm được thời gian làm việc. Đồng thời cũng có thể lưu trữ và đọc lại thông tin khi cần. Các email nội bộ có thể được lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng trong những trường hợp cần thiết. Điều này giúp cho việc quản lý thông tin và tra cứu dễ dàng.
II.CÁCH SỬ DỤNG EMAIL NỘI BỘ
1. Các đối tượng sử dụng email nội bộ
Nhân viên. Nhân viên là những người chủ yếu sử dụng email nội bộ để gửi và nhận thông tin trong công việc hàng ngày. Họ có thể sử dụng email để gửi thông báo, yêu cầu hỗ trợ, gửi tài liệu, liên lạc với các đồng nghiệp và quản lý của họ.
Quản lý: Quản lý sử dụng email nội bộ để gửi các thông điệp quan trọng đến nhân viên trong bộ phận. Bao gồm thông báo về lịch họp, lịch làm việc và thông tin quan trọng khác….. Họ cũng có thể sử dụng email để liên lạc với các bộ phận khác trong tổ chức.
Các bộ phận khác: Các bộ phận sẽ liên hệ với nhau qua email nội bộ khia trao đổi thông tin cần thiết. Ví dụ như bộ phận IT sử dụng email nội bộ để gửi thông báo về vấn đề kỹ thuật, cập nhật phần mềm và bảo mật, và hướng dẫn người dùng trong tổ chức về việc sử dụng các công nghệ.
Ban giám đốc và lãnh đạo: Ban giám đốc có thể sử dụng email nội bộ để gửi thông báo quan trọng đến toàn bộ nhân viên của tổ chức.
2. Các nội dung thường trình bày bằng email nội bộ
Tuỳ vào yêu cầu của mỗi công ty mà các bạn lựa chọn những thông tin thích hợp. Đặc biệt là những thông tin cần được lưu trữ để đối chiếu thì nên lựa chọn email:
Các nội dung có tính bảo mật cao: Bao gồm số liệu kinh doanh, thông tin về chiến lược kinh doanh, các thông tin yêu cầu chỉ lưu hành trong phòng ban/nội bộ.
Thông tin về công việc: Bao gồm các thông tin về dự án, lịch trình công việc, báo cáo tiến độ, tài liệu liên quan đến công việc, …
Thông báo về sự kiện: Bao gồm các cuộc họp, các sự kiện trong công ty như hội thảo, buổi tiệc, sinh nhật nhân viên, …
Thông tin công ty và phòng ban: Email nội bộ thường được sử dụng để chia sẻ thông tin về công ty và các phòng ban bên trong, như thông tin về chính sách công ty, các sự kiện sắp diễn ra hoặc thông tin về nhân viên mới. Ví dụ như tin tức mới nhất về công ty, các chính sách mới, các khóa đào tạo, …
Các thông tin quản lý: Bao gồm các thông tin về quy trình công việc, các quy định của công ty, thông tin về bảo hiểm và các quyền lợi khác của nhân viên, …
Đặc biệt là các thông báo khẩn: Bao gồm các thông tin cần đưa ra ngay lập tức và cần sự chú ý của tất cả các nhân viên, ví dụ như thông tin triệu tập, thay đổi lịch trình làm việc, họp gấp…
3. Cách thức trình bày email nội bộ
Khi sử dụng email nội bộ, hình thức của email sẽ ảnh hưởng đến cách người nhận hiểu nội dung. Một số lưu ý cần quan tâm:
Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và lịch sự. Email nội bộ phải được viết bằng sự chuyên nghiệp và có quy chuẩn. Tránh sử dụng nội dung dài dòng và quá nhiều câu cảm thán. Ngoài ra, cần phải đảm bảo ngôn từ phù hợp với người nhận. Ví dụ, khi viết email cho đội quản lý phải khác với đội nhân viên.
Lựa chọn văn phong phù hợp với nội dung. Có nhiều nội dung khác nhau, và bạn cần chọn phong cách phù hợp cho email. Nếu email đến vấn đề nghiêm trọng, hãy sử dụng phong cách chuyên nghiệp và thể hiện sự cấp bách. Nếu nội dung email dùng để thông báo thì có thể viết cạc thân thiện và nhẹ nhàng.
Chú ý đến định dạng email. Định dạng email cần đẹp và dễ đọc. Sử dụng một font chữ phù hợp và nên tránh dùng icon.
Đính kèm tệp đúng cách. Đối với email nội bộ, việc đính kèm tệp tin, ảnh, biểu đồ… là rất phổ biến. Tuy nhiên, các chuyên viên nội bộ cần lưu ý đính kèm tệp tin đúng cách, tránh việc gửi nhầm tệp tin hoặc đính kèm tệp tin quá lớn. Nên dùng dịch vụ lưu trữ đám mây và gửi liên kết đến tệp tin đó. Nhớ chọn định dạng hình ảnh phù hợp và đặt tên file sát với nội dung.
4. Tần suất sử dụng và thời gian hợp lý
Tần suất và thời gian gửi email nội bộ là một yếu tố quan trọng trong việc sử dụng email nội bộ. Việc gửi quá ít email có thể dẫn đến sự thiếu thông tin. Nếu gửi quá nhiều email lại có thể dẫn đến sự quá tải thông tin và rất dễ bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
Thông thường thời gian gửi email nội bộ sẽ phụ thuộc vào mục đích của từng email. Nếu email có tính cấp bách hoặc liên quan đến thông tin quan trọng, nó nên được gửi ngay lập tức. Còn nếu chỉ là thông báo cơ bản thì có thể gửi vào một khung giờ cố định, để tạo thói quen check email cho mọi người.
III. CÁC LƯU Ý KHI SỬ DỤNG EMAIL NỘI BỘ
Lỗi đánh sai địa chỉ email. Điều này có thể dẫn đến việc email của bạn không được gửi đến đúng người hoặc tổ chức. Bạn cần đảm bảo rằng bạn đã kiểm tra kỹ địa chỉ email trước khi gửi và sử dụng tính năng tự động hoàn tất địa chỉ email khi có thể.
Lỗi chính tả và ngữ pháp. Những lỗi này có thể gây ra sự nhầm lẫn về nội dung hoặc gây ra sự khó chịu, thiếu chuyên nghiệp. Hãy lưu ý sử dụng kiểm tra chính tả và kiểm tra ngữ pháp trước khi gửi email.
Lỗi gửi email với tệp đính kèm quá lớn. Gửi email với tệp đính kèm quá lớn có thể gây ra sự cố trong quá trình gửi hoặc nhận email. Hãy tối ưu và kiểm tra kỹ các tệp đính kèm trước khi gửi.
Lỗi gửi email không phù hợp với mục đích. Điều này có thể gây ra sự hiểu nhầm hoặc không hiệu quả trong truyền thông nội bộ. Cách khắc phục là đảm bảo rằng bạn đã đưa ra một mục đích rõ ràng và sử dụng email để gửi các thông tin liên quan đến mục đích đó.
