I. ONBOARDING LÀ GÌ
1. Khái niệm
Các tổ chức/ doanh nghiệp Việt Nam luôn đề cao tầm quan trọng của đào tạo nhân viên. Họ thường chú trọng vào đào tạo về nghiệp vụ của nhân viên. Thường sẽ chú trọng đào tạo để tăng hiệu quả công việc. Do đó các nhân viên mới sẽ rất dễ gặp áp lực ở nhiều khía cạnh khác nhau. Onboarding có lẽ sẽ là một từ mà doanh nghiệp Việt cần chú trọng hơn nữa để phát triển doanh nghiệp.
Onboarding là quá trình đưa một nhân viên mới vào doanh nghiệp/ tổ chức. Quá trình này giúp họ đạt được một mức độ hiểu biết nhất định về doanh nghiệp và công việc của mình. Nó là quá trình hỗ trợ các bạn nhân viên mới hiểu và hòa nhập với doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm những hoạt động giúp nhân viên mới tích lũy kinh nghiệm và hòa nhập với mọi thứ.
2. Phân biệt Onboarding với Đào tạo nhân viên mới
Onboarding giúp giảm thiểu thời gian để nhân viên mới trở nên hiệu quả trong công việc của mình, tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn đầu.
Onboarding và quá trình đào tạo nhân viên mới là hai quá trình có mục đích và nội dung khác nhau. Cả hai đều hướng tới việc giúp nhân viên mới hòa nhập và làm việc hiệu quả trong tổ chức. Nhưng đừng nhầm lẫn hai khái niệm này nhé.
- Onboarding nhằm mục đích giúp nhân viên mới có thể hòa nhập và hiểu được nền văn hóa, giá trị và các quy trình của tổ chức. Trong khi đó, quá trình đào tạo nhân viên mới thường sẽ là cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết để người nhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp và đạt hiệu quả tốt nhất.
- Onboarding thường diễn ra trong giai đoạn đầu tiên sau khi nhân viên mới gia nhập tổ chức, thường kéo dài từ một đến ba tháng (thường là trong quá trình thử việc). Còn quá trình đào tạo nhân viên mới có thể kéo dài trong nhiều tháng hoặc thậm chí là một năm. Thời gian lâu hơn Onboarding rất nhiều và cần có kế hoạch chi tiết, tùy thuộc vào yêu cầu công việc và khả năng của nhân viên.
- Onboarding tập trung vào việc giới thiệu tổ chức, các quy trình, chính sách, cũng như giới thiệu các đồng nghiệp và các vị trí liên quan. Quá trình đào tạo nhân viên mới lại tập trung vào việc giảng dạy các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của họ, bao gồm kiến thức về sản phẩm, dịch vụ, công nghệ và quy trình làm việc. Đồng thời chú trọng đào tạo kỹ năng chuyên sâu phục vụ cho công việc đặc thù.
- Onboarding thường chỉ tập trung vào nhân viên mới trong giai đoạn đầu tiên của việc làm. Đối với quá trình đào tạo nhân viên mới, nó không chỉ dùng để đào tạo nhân viên mới mà còn có có thể áp dụng cho những người đã làm việc trong tổ chức trong một thời gian nhất định và cần phải được đào tạo để cập nhật kỹ năng mới hoặc theo kịp các thay đổi trong tổ chức.
3. Vai trò của onboarding đối với doanh nghiệp
Onboarding đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Đặc biệt là trong bối cảnh thị trường biến đổi liên tục và nhu cầu của khách hàng tăng cao. Nếu nhân viên mới không được hướng dẫn đầy đủ, họ có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu của công ty.
Tăng tính sự thu hút của doanh nghiệp đối với ứng viên. Nếu một ứng viên biết rằng doanh nghiệp có một chương trình Onboarding hiệu quả. Họ sẽ có động lực hơn để gia nhập doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong đối với lao động cạnh tranh, khi các doanh nghiệp cần phải cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.
Giảm tỷ lệ nghỉ việc trong giai đoạn thử việc. Nhân viên mới thường khá khó khăn khi tìm hiểu và thích nghi với môi trường làm việc mới. Nếu họ không nhận được sự hỗ trợ trong quá trình thử việc. Họ có thể cảm thấy bị bỏ lại phía sau hoặc không được đánh giá đúng năng lực. Điều này có thể dẫn đến sự thất vọng từ đó dẫn tới nghỉ việc.
Với một chương trình Onboarding hiệu quả, nhân viên mới sẽ được đưa vào môi trường làm việc một cách dễ dàng hơn. Nó sẽ giúp họ cảm thấy tự tin hơn và nhanh chóng thích nghi với mọi thứ.
Tăng hiệu suất làm việc của nhân viên mới. Khi được đào tạo đầy đủ và hiểu rõ về nhiệm vụ của mình, nhân viên mới sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc của họ. Điều này sẽ giúp họ đóng góp nhiều hơn. Và đạt được hiệu suất làm việc cao trong thời gian ngắn hơn.
Tạo văn hóa doanh nghiệp tích cực: Chương trình Onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới hiểu được văn hóa và giá trị của doanh nghiệp. Điều này là quan trọng vì nó là bước đầu quyết định cho sự phù hợp của nhân viên với doanh nghiệp.
Onboarding giúp tăng sự tương tác và gắn kết giữa nhân viên mới và đồng nghiệp. Tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tràn đầy năng lượng. Điều này giúp tăng khả năng giữ chân nhân viên, giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và chi phí tuyển dụng mới.
4. Các hình thức Onboarding
- Onboarding truyền thống
Đây là hình thức phổ biến nhất của Onboarding. Nó thường được áp dụng trong các doanh nghiệp lớn. Onboarding truyền thống có thể kéo dài từ một vài ngày đến một vài tuần. Onboarding truyền thống thường tập trung vào giới thiệu về công ty, nhiệm vụ, giá trị cốt lõi và các quy trình và chính sách của công ty. Những buổi hội thảo, cuộc trò chuyện với các nhân viên cấp cao và các tour tham quan cơ sở là hình thức thưởng xuyên trong quá trình Onboarding truyền thống.
- Onboarding kỹ năng
- Onboarding nền tảng.
Đây là hình thức Onboarding mới nhất hiện nay. Nó thường được sử dụng trong công ty công nghệ hoặc các công ty kinh doanh trực tuyến. Onboarding nền tảng tập trung vào việc sử dụng các công nghệ số để giúp nhân viên mới tiếp cận với các công cụ, hệ thống và quy trình của công ty. Các chương trình đào tạo trực tuyến và các video hướng dẫn giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về công việc của mình. Đồng thời là cách sử dụng các công nghệ cần thiết trong công việc hàng ngày. Onboarding nền tảng có thể được hoàn thành bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
II. Cách áp dụng Onboarding cho doanh nghiệp
1. Xác định giá trị cốt lõi của quá trình
Để đảm bảo thành công cho quá trình Onboarding, việc xác định và định hình giá trị cốt lõi là rất quan trọng. Những giá trị này sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên hiểu rõ được văn hóa và mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời giúp họ phát triển kỹ năng, tăng năng suất làm việc và đóng góp cho sự phát triển của công ty. Bạn nên tự đặt ra một số câu hỏi để giải quyết hiệu quả vấn đề này:
- Nhân viên mới cần biết thông tin gì về công việc của họ? Thông tin nào sẽ khiến họ cảm thấy hào hứng?
- Doanh nghiệp muốn để lại ấn tượng gì với nhân viên mới?
- Các chính sách và những điều quan trọng mà bất cứ nhân viên vào cũng phải biết là gì?
- Những gì nhân viên sẽ nhận được khi làm việc ở đây và những điều bạn có thể làm được để hỗ trợ nhân viên mới?
- Lựa chọn người chỉ dẫn nào là thích hợp nhất
2. Chuẩn bị
Để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi, chúng ta cần chuẩn bị kỹ càng:
Xác định và chuẩn bị các tài liệu cần thiết. Trước khi bắt đầu quá trình Onboarding, nhà quản lý cần xác định các tài liệu cần thiết cho nhân viên mới. Điều này bao gồm các tài liệu liên quan đến văn hóa, chính sách và quy trình của công ty. Cũng như thông tin về lịch trình và các hoạt động sắp tới. Những tài liệu này cần được chuẩn bị sẵn và chính xác. Nhằm đảm bảo nhân viên mới được cung cấp đầy đủ thông tin.
Chuẩn bị cho công việc của nhân viên mới.Trong quá trình Onboarding, công việc của nhân viên mới cần được chuẩn bị trước. Điều này bao gồm việc chuẩn bị các công cụ và thiết bị cần thiết, cũng như các tài liệu và thông tin liên quan đến công việc. Những việc này cần được chuẩn bị trước để nhân viên mới có thể bắt đầu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Chuẩn bị cho các hoạt động giới thiệu nhân viên mới. Các hoạt động giới thiệu nhân viên mới là một phần quan trọng để giúp nhân viên mới hiểu rõ công ty. Cả về văn hóa, các quy trình và các chính sách của công ty. Những hoạt động này bao gồm các buổi hội thảo, các cuộc trò chuyện và các hoạt động giúp nhân viên mới gắn kết với công ty. Những hoạt động này cần được chuẩn bị trước để đảm bảo nhân viên mới được giới thiệu một cách tốt nhất.
Xác định và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết. Trong quá trình Onboarding, các nguồn lực cần thiết cần được chuẩn bị sẵn. Điều này bao gồm các nguồn lực về nhân sự, tài chính và các công cụ hỗ trợ khác. Các nguồn lực này cần được chuẩn bị trước để đảm bảo quá trình Onboarding diễn ra thuận lợi nhất.
3. Thiết kế và thực hiện quá trình
- Giai đoạn 1: Trước khi nhân viên làm việc
Trước tiên, các doanh nghiệp phải cung cấp trải nghiệm thú vị cho nhân viên của họ trong các giai đoạn trước khi lên máy bay để xây dựng một quy trình onboard hiệu quả.
Hãy sắp xếp trước tất cả mọi thứ bao gồm vị trí ngồi làm việc, thiết bị làm việc, Hay đồng phục, thẻ ra vào, vé gửi xe…..
Các giấy tờ cần thiết của nhân viên như hợp đồng lao động, thông tin bổ sung hồ sơ nhân sự, mã số thuế TNCN,… cần được gửi và thu thập trong thời gian này.
Hãy chuẩn bị những điều này càng sớm càng tốt, bởi vì như thế nhân viên mới sẽ có nhiều ấn tượng cho doanh nghiệp. Ngày đầu tiên đi làm nên là ngày thích nghi với môi trường làm việc thay vì là soạn giấy tờ.
Những việc bạn có thể làm để chào đón nhân viên mới như:
- Thiệp chào mừng nhân viên mới
- Chuẩn bị đồng phục của công ty cho nhân viên mới
- Sổ tay nhân viên
- Bản nội quy, tạp chí của công ty
- Sổ giới thiệu công ty bao gồm các thông tin cần thiết
- Nếu có thể hãy xây dựng một nghi thức chào đón đồng nghiệp mới.
Tập trung vào nhân viên mới là đúng nhưng cũng đừng bỏ quên các nhân viên đang làm việc tại công ty. Hãy thông báo cho họ về nhân viên mới và một số thông tin cơ bản. Điều này sẽ giúp cho hai bên nhanh chóng hiểu và thân thiết với nhau. Nó cũng sẽ xoá nhoà đi khoảng cách giữa “ma cũ” và “ma mới”.
- Giai đoạn 2: Ngày đầu tiên đi làm
Đối với ngày đi làm đầu tiên, chúng ta nên dành là ngành để nhân viên tiếp xúc và làm quen với mọi thứ ở công ty. Ngày đầu tiên đừng áp công việc quá vội, mà hãy chỉ cho họ những thông tin về công ty. Và đặc biệt là giới thiệu nhân sự mới cho từng phòng ban để họ không cảm thấy lạc lõng.
Để tối đa hóa hiệu quả nhất có thể, lịch trình Onboarding trong ngày đầu tiên phải được sắp xếp trước. Bạn có thể áp dụng lịch trình một ngày với thứ tự các hoạt động như sau:
- Chào đón nhân viên mới
- Đưa nhân viên mới đi tham quan công ty
- Giới thiệu đến bộ phận làm việc và làm quen với mọi người
- Bàn giao vị trí và những thiết bị cần thiết để làm việc
- Nhận cái tài khoản mà nhân viên công ty có.
- Tìm hiểu về giá trị cốt lõi, mục tiêu… của công ty
- Giải đáp thắc mắc và chia sẻ về ngày đầu đi làm
Các bạn cũng có thể sử dụng phương pháp Gamification để giúp cho nhân viên hòa nhập với công ty nhanh hơn và hiểu về công ty nữa. Một số trò chơi có thể tham khảo:
Trò chơi tìm kiếm: Yêu cầu nhân viên mới tìm hiểu về công ty, các sản phẩm và dịch vụ của công ty, quy trình làm việc, các đồng nghiệp, v.v. thông qua trò chơi tìm kiếm hoặc các câu đố.
Trò chơi đua top: Thiết lập một bảng xếp hạng và đua top giữa các nhân viên mới để khuyến khích họ tham gia vào các hoạt động của công ty, điều này cũng giúp bạn đánh giá nhân sự mới
Trò chơi chia sẻ thông tin: Khuyến khích các nhân viên mới chia sẻ thông tin về bản thân và sở thích và gắn kết mọi người qua các trò chơi như Tam sao thất bản, Hiểu ý đồng đội.
- Giai đoạn 3: Sau vài ngày làm việc
Hầu hết các nhân viên đều tin rằng đào tạo tuần đầu tiên đi làm sẽ đánh giá liệu họ có phù hợp với công ty hay không. Đa số các nhân viên mới cũng muốn thể hiện năng lực của bản thân trong thời gian này. Tuy nhiên các doanh nghiệp không nên vội vã giao việc quá áp lực hay đặt kỳ vọng quá lớn cho nhân sự mới.
Hãy cứ một người chỉ dẫn dày dặn kinh nghiệm để có thể hướng dẫn cho người mới. Doanh nghiệp nên theo dõi quá trình này kỹ càng để có những đánh giá và hỗ trợ cho họ.
