Ở phần trước chúng ta đã nói về Tạp chí nội bộ là gì và những nội dung nào sẽ thường xuất hiện trên tạp chí nội bộ. Ở phần nãy, ICC Solutions sẽ chia sẻ cho các bạn, cách mà chúng tôi tạo ra tạp chí nội cho doanh nghiệp.
LÊN KẾ HOẠCH XÂY DỰNG TẠP CHÍ NỘI BỘ
Xác định mục tiêu và độc giả
Trước khi bắt tay vào xây dựng tạp chí nội bộ, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu. Mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn hướng đến khi sử dụng tạp chí là gì. Điều này sẽ giúp bạn định hình rõ nội dung, chuyên mục, phong cách cho từng bài viết.
Đây là bước đầu tiên và cực kỳ quan trọng bởi vì nó sẽ giúp bạn định hướng nội dung sau này. Ví dụ như: Mục tiêu của tạp chí nội bộ mà doanh nghiệp bạn định hướng là để quảng bá hình ảnh của công ty và thông tin về các chính sách và đãi ngộ. Từ đó tạo niềm tin và cam kết của nhân viên và thúc đẩy sự gắn kết trong tổ chức.
Lựa chọn định dạng và phong cách
Tuỳ thuộc vào độc giả thuộc thế hệ nào và cả tệp khách hàng của bạn nữa ( vì khách hàng cũng sẽ đọc tạp chí nội bộ của doanh nghiệp). Hãy lựa chọn định dạng và phong cách tạp chí phù hợp với người đọc.
Có nhiều dạng tạp chí nội bộ, có thể làm tạp chí in, tạp chí điện tử hay đơn giản là trang thông tin. Với nhiều thiết kế khác nhau nhưng vẫn phải dựa trên những màu sắc chủ đạo của doanh nghiệp.
Xác định nội dung và chuyên mục chủ đạo
Tạo ra những danh sách các chủ đề và nội dung mà tạp chí nội bộ sẽ phục vụ cho định hướng mà bạn đưa ra từ ban đầu. Các chủ đề có thể bao gồm tin tức công ty, nhân viên xuất sắc, các dự án mới, cảm nhận từ khách hàng, câu chuyện thành công và các thông tin khác..
Xây dựng lịch biên tập
Xác định lịch biên tập và tổng hợp nội dung chi tiết để quản lý quá trình sản xuất và phát hành tạp chí nội bộ sao cho phù hợp. Điều này bao gồm bạn phải lên lịch xác định thời gian cần để thu thập nội dung, viết bài, chỉnh sửa, thiết kế và phát hành. Đảm bảo rằng lịch biên tập đảm bảo tính đều đặn và thời gian cập nhật nhất định cho tạp chí nội bộ.
CÁCH TẠO NỘI DUNG TẠP CHÍ NỘI BỘ
Xác định chủ đề và thể loại
Đầu tiên là phải xác định được chủ đề của số tạp chí đó là gì, để ngoài những thông tin bắt buộc. Chúng ta sẽ đưa thêm những tin bài liên quan đến chủ đề. Sau khi đã hình thành sườn tạp chí nội bộ, sẽ xét đến từng bài viết.
Các bài viết thường thấp là các dạng thông tin cơ bản. Cung cấp thông tin về chính sách và quy trình công ty, chia sẻ thành tựu và dự án mới. Hay giới thiệu nhân viên xuất sắc và thành công, những kinh nghiệm cần học hỏi…
Sau đó hãy xác định thể loại cho từng nội dung . Có thể là bài viết tin tức, bài phỏng vấn, bài viết chuyên đề, câu chuyện thành công. Hay có thể góc nhìn cá nhân, lời khuyên và chia sẻ kinh nghiệm.
Đặt mục tiêu và thu thập dữ liệu
Đặt mục tiêu
Xác định lịch phát hành là điều cần thiết. Để đảm bảo tính đều đặn và thời gian cập nhật cho tạp chí nội bộ, lập kế hoạch lịch phát hành cho mỗi số. Nên có thời gian chuẩn để hình thành thói quen.
Đặt mục tiêu cụ thể cho từng số tạp chí. Ví dụ như tăng cường thông tin về một dự án mới, giới thiệu một nhân viên xuất sắc, hoặc chia sẻ những thành tựu gần đây của công ty. Đồng thời số này sẽ có bao nhiêu bài, với sự đón nhận như thế nào…
Thu thập dữ liệu
Thu thập thông tin là một bước quan trọng. Tìm hiểu thông tin liên quan đến các chủ đề đã xác định. Điều này có thể bao gồm việc đọc tài liệu, tra cứu các nguồn tin cậy. Hay tham gia cuộc trao đổi với các bộ phận và nhân viên khác trong công ty. Từ đó có được những thông tin cho các chủ đề.
Bước tiếp theo bạn sẽ ghi chú và lọc tin. Tạo một hệ thống ghi chú và tổ chức thông tin đã thu thập được để tiện cho việc sử dụng trong quá trình viết bài. Điều này có thể bao gồm việc tạo bảng dữ liệu, danh sách câu chuyện thành công. Hoặc sắp xếp các nguồn tài liệu theo chủ đề.
Lựa chọn hình ảnh minh hoạ và đồ hoạt phù hợp
Sau khi đã có sơ lược về nội dung hãy xem xét về hình ảnh, clip. Tất cả phải đảm bảo yêu cầu sắc nét, độ phân giải phù hợp. Hãy chọn những hình ảnh, cảnh quay gần gũi, thân thiện. Có rất nhiều hình ảnh có thể khai thác trong công ty. Có thể là ảnh cá nhân, ảnh nhóm làm việc, các hoạt động tập thể.
Sử dụng đồ hoạt sẽ khiến cho các bài viết sinh động hơn. Đồng thời những thông tin nhiều chữ số cũng sẽ trở nên dễ hiểu. Tránh gây nhàm chán cho người đọc. Có thể sử dụng: biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ cột… Hay sử dụng sơ đồ, đồ thị để miêu tả quy trình…
Viết bài và biên tập
Hãy sử dụng ngôn ngữ sống động trong bài viết. Đảm bảo tiêu đề bài viết gây sự chú ý và tạo sự tò mò. Ví dụ như: “Bật mí: Các bí kíp nổi bật từ anh hùng KPI trong công ty”
Đặt câu thật thú vị và dễ hiểu để giải thích những bí kíp thành công của nhân viên xuất sắc trong công ty. Tránh ngôn ngữ “công nghiệp” và quá đao to búa lớn.
Đối với nội dung bài viết phải dễ hiểu. Đừng viết quá màu mè và sử dụng nhiều câu ghép. Tránh tham quá nhiều nội dung trong một bài. Điều này giúp mọi người dễ dàng tiếp thu thông tin và tạo sự gắn kết.
Biên tập nội dung là khâu kiểm duyệt đòi hỏi chuyên môn cao. Bạn phải đảm bảo rằng thông điệp chính của bài viết được truyền đạt một cách rõ ràng và logic. Kiểm tra các câu văn và đoạn văn có liên quan và hợp lý với nội dung chủ đề. Đồng thời, kiểm tra thông tin, ví dụ và con số. Nhằm đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
Tạo ra sự tương tác và nhận góp ý
Kêu gọi độc giả chia sẻ ý kiến bằng nhiều hình thức. Sử dụng câu chuyện hoặc câu hỏi đặt vấn đề để khuyến khích độc giả tham gia và chia sẻ ý kiến của họ về các chủ đề liên quan. Ví dụ: “Bạn có những góp ý hay hoặc ý kiến đáng giá về chủ đề này? Hãy để chúng tôi biết!”
Tạo ra các kênh tương tác như email, hộp thư ý kiến và cả mạng xã hội nội bộ để độc giả có thể gửi . Nhận sự góp ý, câu hỏi hoặc chia sẻ ý kiến của họ. Đảm bảo rằng các kênh này được quảng bá một cách rõ ràng trong tạp chí.
THIẾT KẾ VÀ XUẤT BẢN TẠP CHÍ NỘI BỘ
Giao diện thu hút
Lựa chọn màu sắc liên quan đến thương hiệu công ty:.Sử dụng màu sắc chủ đạo của công ty để tạo sự nhận diện và sự liên kết với độc giả. Ví dụ, sử dụng màu sắc logo hoặc màu sắc quen thuộc trong các sản phẩm của công ty.
Đảm bảo các màu sắc được sử dụng hài hòa và tạo sự tương phản nhẹ. Nhằm làm nổi bật các phần quan trọng trong tạp chí. Ví dụ, sử dụng màu sáng cho nền và màu tương phản cao cho tiêu đề và các yếu tố chính khác.
Lựa chọn font chữ dễ đọc và quen mắt. Sử dụng font chữ dễ đọc và rõ ràng để đảm bảo người đọc có trải nghiệm đọc tốt. Ví dụ, sử dụng các font chữ như Arial, Roboto hoặc Open Sans với kích thước từ 12pt trở lên để tăng khả năng đọc và thuận tiện cho người dùng.
Lựa chọn công cụ thiết kế
Khi thiết kế tạp chí nội bộ, việc lựa chọn phần mềm và công cụ thiết kế phù hợp là quan trọng để tạo ra sản phẩm chất lượng và thu hút độc giả. Mọi người có thể tham khảo các công cụ sau:
Adobe InDesign: Đây là một phần mềm thiết kế đồ họa phổ biến và mạnh mẽ được sử dụng rộng rãi trong việc thiết kế tạp chí. Nó cung cấp các công cụ và tính năng đa dạng để tạo ra bố cục tạp chí hấp dẫn và chuyên nghiệp.
QuarkXPress: Đây là một phần mềm khác được sử dụng trong thiết kế tạp chí với khả năng tạo bố cục linh hoạt và đa dạng. Nó cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tạo ra trải nghiệm đọc tốt và trực quan cho độc giả.
Canva: Đây là một phần mềm với thao tác đơn giản hơn và có nhiều mẫu sẵn. Tuy nhiên bạn nên bản pro để có trải nghiệm tốt nhất về mọi mặt.
Xây dựng bố cục hợp lý
Để những phần quan trọng và bài viết nổi bật một cách hợp lý. Bạn hãy đặt logo công ty và tiêu đề tạp chí ở vị trí nổi bật và dễ nhìn thấy. Thường nằm ở phía trên cùng của trang. Điều này giúp xác định thương hiệu và tạo sự chuyên nghiệp cho tạp chí. Đặt các tiêu đề, đoạn văn và hình ảnh theo một trật tự logic. Chú ý tạo ra các khoảng trống hợp lý giữa chúng.
Đánh giá và điều chỉnh tổng quan
Sau khi hoàn thành quá trình thiết kế tạp chí nội bộ, cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng. Các yếu tố thiết kế và điều chỉnh lại nếu cần thiết. Đảm bảo không có sai sót gì.
Kiểm tra tổng thể xem đã hài hoà và thu hút hay chưa. Kiểm tra nội dung có lỗi gì không, đặc biệt là lỗi chính tả. Sau đó lại kiểm tra bản in đầu tiên nên là tạp chí in xem có bị nhoè hay có vấn đề ở đoạn nào không.
Đặc biệt chú ý, việc điều chỉnh và đánh giá tổng quan không chỉ từng số. Phải đánh giá và điều chỉnh cả trên sự góp ý của người đọc.
Trên đây là một số phần cần lưu ý và thực hiện trong quá trình thiết kế tạp chí nội bộ. Việc thực hiện một quy trình thiết kế chặt chẽ và có chất lượng rất quan trọng. Nó sẽ đảm bảo rằng tạp chí của bạn sẽ có giao diện hấp dẫn và dễ đọc, góp phần nâng cao trải nghiệm độc giả
